25好習慣 讓你成為榜首員工(上)

工作的完成需要有很多人的共同參與，但是每個人習慣的工作方式都不一樣，為使溝通更為順暢，有時要改變別人，不如先改變自己。

＊　時間管理：永遠跑在Deadline之前！

1. 養成一次就把事情做好的習慣

有些事情一旦決定就無法回頭，即使能挽回，也得花數倍力氣調整，時間耗掉大半。

「第一次就做對」是一種「預防」的心態，只要事前多花時間溝通，想清楚再動手，確立對的方向，若事後需要調整，就不會太過離譜。


2. 掌握工作的輕重緩急

工作時間的運用要非常有效率，關鍵在於是否掌握了一天工作的「輕重緩急」，而非「先來的先做，後來的後做」。

所謂「輕重緩急」，可依「緊急」、「重要」的程度，分為4個象限。首先，你得優先完成落在「重要且緊急」的事項，其次，想過一個有效、規律的生活，你必須在「重要不緊急」的第2優先象限中，放較多比例的時間，因為它強調「計劃」與「預防」，容易助你成功。

若你發現自己常被第3象限「緊急不重要」的瑣事所困，你需要學會對不重要的事情說「不」，若第4象限「不重要不緊急」的項目花掉你太多時間，代表你不清楚想要什麼，應該重新審視自己的目標設定。


3. 「前半主義」法

既然排出了工作的順序，日本效率專家松本幸夫中提醒，你除了得為每個任務定出時間限制，還得奉行「前半主義」：「在時限的前半段就提前完成大半的工作。」

例如，時限是「一天」，請在中午前提前完成；時限是「一週」，請在3天內提前完成，更長的時限，亦是以此原則類推。

一旦你逼著自己在前半期提前完成大半的工作目標，後續不僅有充分調整的空間，心情也會比較輕鬆，更容易獲得主管正面評價。


4.  一日之計在於「昨夜」

為增進工作效率，縮短進辦公室的「熱機」時間，前一晚就該訂定隔天計劃。每晚睡前，不妨將明天要達成的目標記下來，按重要程度編順序。隔天一早，即可馬上著手第1個目標，達成後再繼續實現第2個目標，一路堅持做下去。


5. 每天提早2小時上班

日本時間管理專家高井伸夫建議，早上1小時工作效率可抵下午的2、3個小時。因此，不妨往前挪兩個小時，早上7點進辦公室，既可避免通勤塞車之苦，還能保有晨間不受打擾的時光，專心思考一天的工作，效率更佳。


6. 活用零碎時間

無論是會議或業務拜訪，難免有等待的零碎時間，不妨趁空檔打個電話，擴展人際關係，反覆翻閱行事曆，以免遺忘小事或約會，或在隨身的小記事本，即興記錄一些想法，把握這個做計劃、企劃的好時機。


7. 阻擋不必要的干擾

「專注」是忘卻壓力、發揮高效率最好的辦法。工作中途遇到干擾時，例如當老闆突然交辦事情，或有臨時會議召開，若非迫切到非得馬上執行，不妨請求給予短暫時間，將手邊事項收尾，以免回頭又得曠日廢時。

另外，對於電話與電子郵件，不妨依公私或對象的重要性，在繁忙之際做一區隔，以減少不必要的干擾。例如，你可以申請2個行動電話號碼或不同的帳號，以管理回覆的時機，好留出塊狀時間，讓自己能專心處理要事。


8. 用「異類組合法」增加幹勁

在訂立工作計劃時，松本幸夫認為，要提高工作效率，可藉不同類型的項目交替組合，避免同一工作聚焦太久，產生慣性疲乏。

他建議，可以在「上午」和「下午」進行完全不同性質的工作內容，例如，上午用頭腦，可以開會、蒐集資料，下午動身體，以會見客戶為主等。


9. 重要的「準備時間」不可省

松本幸夫發現，很多人為了省時，矯枉過正地把有助於工作效率的「準備時間」都省略掉，譬如，「簡報前的預演」、「開會前與跨部門主管簡單會前磋商」。

事實上，這些簡單的步驟，不僅能讓會議更為順暢，因磋商有了初步共識，還能避免會議過度冗長，或再三召開，浪費大家時間。


＊目標管理：以專案管理管好你的工作！

1. 明確取得老闆的書面指示

如果老闆交派給你任務，只有口頭說明，卻沒有太多指示，此時不妨以一個「專案負責人」的角色，試著明確取得老闆給你的承諾，例如經過他核准的企劃書，否則光靠口頭說明，容易對結果產生認知上的差距，埋下衝突的種子。


2. 把工作當牛排，由大變小

當了解需求後，松本幸夫指出，不妨將任務當作牛排，「切成可以直接入口的大小」，意思是把工作分割成可以快速完成的小型任務。

一般而言，就是執行前所列的「工作分解結構」，其中「樹狀圖」就是一例：先把第一層架構列出來，再列出每個項目下的細項，並寫上預估交期，若牽動團隊合作，各項分工還得標明負責人。


3. 定期報告工作進度

訂出計劃進度後，切記一定要設里程碑，每星期或每天檢查進度，查看是否按照原先設定的方向和目標走，如果沒有，要修正或趕快補足，且得定時向老闆報告，協助他掌握案子的進程，降低突發狀況機率。


4. 記取成功或失敗的經驗

每次的任務內容或許不盡相同，但卻很容易從中找到相同的錯誤，或是可套用的成功通則，所以，不妨以專案管理結案時「歸檔」的概念，將這些寶貴的經驗記下來，放進自己的筆記本裡，未來將成為自己的「大補帖」，更能大幅縮短摸索的時間。
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